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¿Qué es la impresión confidencial?

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La protección de nuestros datos es algo que en los últimos años nos preocupa, y más en los últimos meses debido a la entrada en vigor del Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD), por tal razón se han creado normativas de protección de datos, ajustándose a las pautas de confidencialidad de la información, sobre todo en el ámbito laboral.

Son cada vez más habituales los sistemas de cifrado muy sofisticados y la recomendación que los usuarios utilice contraseñas más seguras para proteger datos susceptibles en los sistemas informáticos.

Con el auge y democratización de las tecnologías WIFI, la información no solamente se comparte a través de móviles y ordenadores, sino que existen múltiples dispositivos que permiten transferir datos.

Igualmente, los equipos de impresión modernos tienen capacidad para conectarse a través de wifi para imprimir documentos, dejando atrás la poco eficiente y segura práctica de tener una carpeta compartida para enviarlos a la impresora, ya estos documentos quedan a merced de otras personas, vulnerando la confidencialidad de los mismos.

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Una opción muy adecuada para proteger la seguridad de la información en los documentos impresos, son las impresoras confidenciales, las cuales tienen la función de introducir una contraseña cada vez que se manda a imprimir un documento. Esto quiere decir que los folios no salen a la bandeja hasta que el usuario se acerque a la impresora y coloque su contraseña personal.

Además, esta función de contraseña, evita a los usuarios en las oficinas tener que salir corriendo a buscar su documento a la impresora/fotocopiadora y así evitar que otra persona lo lea o se los lleve por equivocación.

Las principales ventajas de las impresoras confidenciales son:

  • Se ahorran costes, ya que en las oficinas se puede controlar las impresiones realizadas por los empleados: número de copias, si son a color o a blanco y negro. También es posible clasificar información por departamento, equipo, etc.

  • Se puede realizar una configuración personal para cada usuario.

  • Es posible establecer políticas de impresión.

  • Limitar las impresiones por usuario o por departamento.

  • Asignar copias e impresión a los proyectos.

Estas políticas de impresión confidencial, a corto y mediano plazo se traduce en:

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    Identificación de los empleados que más gastan y aplicar medidas que incidan en un mejor uso de los equipos de impresoras multifuncionales.

  • Mejoras en la disponibilidad de los servicios de impresión y digitalización.

  • Confidencialidad de los documentos impresos, desde que el usuario enciende su ordenador con su usuario y contraseña, hasta que va a recoger un documento que ha enviado a imprimir.

La seguridad en la impresión es una preocupación cada vez mayor dentro de las empresas, tanto de pequeño y mediano tamaño (PYMES) como en los grandes gigantes de cada sector.

De la seguridad de nuestras impresiones dependen muchos aspectos que afectan, en resumen, al buen funcionamiento de toda empresa, ya que una simple filtración de datos puede ocasionar pérdidas económicas muy grandes.

Con estas soluciones tendremos protegidos todos los puntos de nuestra impresora que resultan más vulnerables, como por ejemplo, la bandeja de salida.

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